Todas las compras de bienes o servicios que sean requerimiento directo o indirecto para el funcionamiento de tu negocio deben ser registradas para llevar la contabilidad de los costos y gastos, ya sea para calcular la utilidad del negocio o la deducción de impuestos por pagar. Conoce en que casos puedes pedir factura:
- Activos y mobiliario: cualquier equipo que sirva para la ejecución del negocio, independientemente si la adquisición es por compra o alquiler del activo. Tener en cuenta que estos contratos de alquiler deben estar legalizados para tener validez en caso de fiscalización (por ejemplo el alquiler de un vehiculo permite la disposición del mismo, consumo de gasolina y reparaciones). Si el arrendador no emite factura y solo gira una boleta, el comprobante te ayudará a sustentarlo como gasto para reducir impuesto a la renta, pero no igv.
- Herramientas y/o material de trabajo: desde artículos de oficina (ya sea lapices como electrónicos), instrumentos dentales, materia prima (Ej. pintura, resina, alimentos, según el rubro del negocio), accesorios de fotografía, etc.
- Servicios generales: recibo de luz, celular, internet, agua, alquiler, arbitrios, etc., siempre y cuando la dirección del domicilio sea la misma que la registrada en la ficha ruc. En el caso del pago del servicio post pago de celulares, si se trata de Persona Natural Con Negocio, el celular debe estar registrado a nombre de la misma persona, pero si se trata de Persona Jurídica, debe estar registrado a nombre de la empresa.
- Artículos de limpieza: todo tipo de insumo que sirva para limpieza y desinfección de los ambientes de trabajo. Adicionalmente, tener en cuenta que el personal de limpieza por reglamento de seguridad y salud ocupacional, debe contar con el EPP adecuado para sus funciones (guantes, botas dieléctricas, etc.), además de artículos para protección por COVID 19 (mascarillas, alcohol en gel, pruebas covid, etc.).
- Alimentos para el personal: básicamente aquí hay que separar con cuidado alimentos que sean para compartir en oficina como café, bebidas, meriendas e insumos relacionados para ello (EJ. azúcar, hervidores, menaje, etc.), tomando en cuenta que el personal muchas veces requerirá de frigobar, microondas o mesas para disponer de sus alimentos. Adicionalmente, los almuerzos en restaurantes para el personal tambien son válidos (pedir factura con detalle y no incluir bebidas alcoholicas), tener la precaución de no pedir de manera desmedida este tipo de factura en restaurantes fuera de la localidad del negocio y/o fuera del horario laboral (se pueden considerar excepciones como cierre de mes, cumpleaños o proyectos).
- Implementos para marketing: cualquier material que sirva como parte de la estrategia de mercado, como impresiones, letreros, merchandising, decoraciones, etc. Nota: este punto puede ser muy abierto a muchos productos, por lo que se sugiere tener siempre identificado qué uso se le daría a la compra y notificarlo al contador ya sea por mensaje o escribiéndolo en la factura (Ej. decoración navideña del local, campaña de moda verano, área de odontopediatría, etc.).
Recordemos la importancia de tener claros estos conceptos al momento de hacer tus compras, puesto que las boletas no serán válidas para la deducción del IGV. Pero si el establecimiento en el que estás comprando solo emite boleta, igual debes pedirla a nombre de tu empresa, ya que sí podría ayudar para deducir impuesto a la renta (ejercicio que se declara en marzo).
ÉXITOS.
